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管理与“简约语言”

  管理的根本在于人,贯穿管理全过程的是语言。管理行为一旦开始施行,就立刻伴随着传达、商讨、讲述、沟通、交谈。无论处于什么层级的管理者或员工,都一定会经常面对各种沟通场合,需要通过语言表达,获得他人的理解、认同、信任。

  在管理范畴内,语言技巧丰富多样,但最基础又最高级的,是“简约语言”。用简单有效的文字表达丰富充实的意义,这是好口才的目标。人们很难对乏味的讲话、冗长的会议集中精神,更不会产生好感。

  在著名的葛底斯堡演说会上,来自马萨诸塞州的演说家艾佛瑞特发表了两个小时演讲,但反响平平。而随后林肯只讲了三分钟,仅用十句话几百词,现场的热烈掌声却延续了十分钟,成为演讲史上的经典。一些名句至今仍掷地有声。

  谈到古典诗词歌赋中令人刻骨铭心的金句,人们脱口而出的句子大多出自诗或词,而很少会是骈文和辞赋。事实上,诗词的普及度和传播量,本身就大大强于骈赋,其中一个重要原因,便是诗词的精炼短小远在骈赋之上。

  “简约语言”的理念是道家思想对于“极简至朴”的推重。

  老子说“少则得,多则惑”,说“大象无形,大音希声”,庄子进一步说“大道不称,大辩不言”,而其他古代典籍中“大乐必易,大礼必简”等表述,更将极简主义扩展到文化艺术各个层面,后人由此演绎出“大道至简”这一概括。

  

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  高深的道理与智慧,一定是简单纯粹、简洁通透的。通往大道的操作与实践之路,也一定是简单纯粹、简洁通透的,一定是排斥复杂的机心与机巧的。

  语言不是越多越好,而是要适量适度,才有真正价值,否则只会让人心神不宁。

  特别在企业管理中,“简约语言”有着更强大的普适性和重要性。

  在语言课程中有一个很经典的“电梯谈话”场景训练。每位员工几乎都会有机会和领导在电梯里发生一次偶遇,此时领导会突然问问你最近工作怎样?在忙什么?或者可能直接要你现场做个简要工作汇报,这时你可能只有一两分钟时间,但又必须把事情说清楚。其中的关键价值在于,这是员工展示自我的良机;同时,高明的管理者也会有意设计这样的“偶遇”,用来考验和挖掘优秀人才,从一方突然提问、一方快速精炼作答中,不仅能观察真实业务水平及工作能力,而且能准确显示逻辑思维与语言表达能力,而对于某些“刁钻”难题进行回应时的机智应变,也必是深厚积累和长期思考的结果。

  语言为何对企业管理如此重要?又为何对管理者及员工自身来说如此重要?答案是:语言就是思维,训练语言也就是训练思维。哲学家培根有言:语言的混乱反映出思维的混乱,语言的贫乏反映出思维的贫乏,语言的无趣反映出思维的无趣。精辟地指出语言与思维的协同联动关系。

  古代的“智”字,在《墨子》中写为上“知”下“心”的组合,也就是包含“矢”“口”“心”三部分。矢者箭也,口和心就是指语言和大脑。这个字隐含的对于“智”的定义就是:心里想到的东西,嘴里马上就能表达出来,要像离弦之箭一样快,又像百步穿杨一样准。同样说的是语言水平就是思维水平的外化显现。

  因此,管理者和员工能够普遍使用简约精确的语言,便反映出这个企业团队的智商与情商,不仅有效助力企业内部沟通交流,而且是企业对外树立形象的“活广告”。

  对企业目标的描述语要简约精确。笔者曾去一家电商公司讲课,前台背景墙上贴着一片密密麻麻的公司战略目标,大概1000字,20多条。这片员工每日必经之处、公司“黄金位置”上的重要文字,员工究竟记住了多少?临走时,问了一下前台姑娘,她无辜地望着我,茫然摇头。她每天端坐在这面墙前,却对身后的公司大计一无所知。

  企业的目标、管理层的战略、给员工布置的工作内容,如果超过50个字,很可能完成度为“0”。某国际浏览器公司,对每个季度的员工目标,主管会要求删减再删减,直到删减到只有1行。1个季度,集中全力做好最重要的事,10万员工就在这个季度完成了10万件最重要的1件事,这对于公司的成长、员工的发展无疑才是真正有意义的。

  其实,在日常消费领域,也无时不在印证简约的效用,消费理论和实践调研都表明:商品选项数量和用户消费欲望往往呈反比关系。同一品牌可选择的款式种类,最好在3—5种之间,既利于消费者量身遴选,又能够提供丰富多样的外观及功能来刺激购买欲望;而如果超过了5个甚至10个选项,就会适得其反,消费者的购买欲望会降低甚至放弃购买,一是因为眼花缭乱无所适从,二是因为信息处理时间超出了购买者的心理底线。

  这种感觉很像是在业余体育比赛时,参赛选手旁边经常会围绕一群人,你一句他一句,一人一个主意,全情投入地出谋划策,这时教练一定会怒吼一声喝退众人,然后用最简练的一两句话甚至一两个词稳定选手、布置战术。因为在比赛关键时刻,在选手紧张慌乱时,最需要的是明确坚定的、可立即执行的方案,听得越多脑子越乱,不仅无益,还会起反作用。

  信息传递要简明和集中,既不要散也不要绕。在职场中,不论上对下、下对上,还是平行或跨部门的沟通,不管是邮件、公文还是讨论、布置工作,都要围绕核心表达关键内容。甚至包括工作中常见的PPT,如果不是特别必需,就尽可能使用简洁的文字与布局,那些与实际内容并不匹配的盘根错节的图表、花样百出的设置,往往是画蛇添足,甚至带来相反效果。

  企业运行中的信息传递要简约精确。全球知名的咨询公司麦肯锡,推出《金字塔原理》一书,被企业和职场人奉为圣经。开篇讲的就是如何高效沟通,快速传递信息,即在沟通表达时的任何一段话,最好都先抛出结论、结果或主旨,再补充说明因果、解释和铺垫。而这一模型也有一个重要变体,就是在谈话中先抛出重点、亮点、戏剧冲突点、对方最感兴趣或最关切的点,也能立收先声夺人、引人入胜之效。

  企业管理者的言说要简约精确。精简需要磨炼,但在磨炼成功之前,至少可以做到“少说”。无论管理者能力高低,“少说”二字都是一个值得“随身携带”的锦囊。对此,老子的两句名言格外值得玩味。

  第一句是“事不欲多,多则杂,杂则扰,扰则忧,忧则不救”。

  在企业管理中,不仅仅是“事不欲多”,语言“多”同样会制造干扰,干扰多了就会制造困扰。一面是事情干扰,一面是情绪困扰,人就会内外交攻、心力交瘁了,产出的效率和质量可想而知。

  第二句是“多言数穷,不如守中”。

  烦苛的话语会制造混乱,不如守静无为。话语越繁杂,出错概率就越大,越容易走入僵局。就像现代核电站一旦发生事故就会危害苍生,庞大的电力网络一旦出现故障,社会多个系统就会立即瘫痪,生产生活停摆。作为管理者,言多必失,言失必入困境。不如少用言语和行为牵引、干涉、扰乱人与事;不如保持基础的、平稳的状态,顺应自然而然的运行节奏。

  微软公司没有会议室,大家有事需要一起讨论,临时站起来围个圈,几句话就解决了,不废话,各自开干。相比之下,有些老板特别喜欢开会,大事小事、有事没事一定要把各层各级员工召集到会议室,扯闲篇1小时,谈国际局势1小时,谈行业见闻1小时,人生感悟一小时。讲到人困马乏,真正要重点讨论的工作,大家已经没有心情和气力听了。

  语言社交研究者李易曾提出著名的“一分钟法则”,即“天下所有事都能在一分钟内基本表达清楚”。即便是宇宙起源、原子爆炸、火箭升空、生物基因这种事情,也一样可以用一分钟讲明其精要。而能否用一分钟把一个知识点说清楚,也是一个人是否通透了一类知识、一门学问的最佳试金石。李易进而提出社交沟通中的“1513”原则,对于企业管理者更有启发意义,即在工作沟通中,尝试形成这样的语言习惯:15秒表达完毕一个自身信息或基本意愿,1分钟表述清楚一件事或一个主题,3句话完成一个意义完整的语段。

  语言是工具,说话是技术;是工具就可以掌握,是技术就可以习得。因此,工具就要多操作,技术也应常操练。而无论是前文所说的“电梯谈话”“金字塔原理”,还是“一分钟法则”,都是管理者应当习得的语言原则;同时亦应推广为企业内部的专门培训,使最大范围内的员工都能基本掌握与执行。在一个能够普遍保障精简对话、高效沟通的环境内,企业的优良生态和工作效率必定是令人羡慕的。

  在企业相关培训课程及实践练习中,“金字塔原理”和“一分钟法则”是可融而为一的,管理者及员工应当注意尽量从短句和短内容练起,完成训练;并时刻记住无论长句短句,关键是能否梳理逻辑,清晰表达。让人听明白是“刚需”,之后才是信服力,再之后才是装饰性、感染力、吸引力。

  一些由“金字塔原理”和“一分钟法则”等语言极简原则衍生出的模板也很具实效性。比如,“是什么,为什么,做什么”模板,非常适合项目、计划、危机公关事件等内容的汇报场景。再如,所有复杂事件背后的时间永远都有序可寻,“过去,现在,未来”这一叙述模板便依托于时间线索,这个天然的“时间表”便有助于对事件的快速梳理。

责任编辑:李昂